Qu’est-ce qu’un MDM ?
Véritable précurseur de la transformation digitale et d’une stratégie « Data-Driven », le Master Data Management est la clé de voûte du développement des organisations, et un concept d’avenir dans la gestion des données.
Mais qu’est-ce vraiment le Master Data Management ? Pourquoi est-il si intéressant de le mettre en place dans votre entreprise ? Quelles données est-il possible de gérer à travers le MDM ?
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Définition du Master Data Management
Par définition, le Master Data Management (MDM) ou Gestion des Données de Référence (GDR) est l’ensemble des outils permettant de stocker, gérer et diffuser les données référentielles au sein d’une entreprise. Cet ensemble permet de s’assurer que les données de référence soient correctement identifiées, utilisables sans risque, exempt d’erreur et de bonne qualité.
Plus précisément, le Master Data Management centralise les données en un seul et unique référentiel maître, afin de simplifier l’organisation de l’entreprise. Cette méthode permet ainsi de faciliter le partage de données de façon sécurisée entre les employés et différents services.
Pour faire simple, le rôle du MDM est avant tout l’unicité des données. Autrement dit, grâce à lui, toutes les données sont liées au sein d’un seul référentiel unique. Mais ce n’est pas tout. Cette solution offre une sécurité renforcée, le maintien de la qualité et de la gouvernance des données, et la traçabilité des données.
La problématique des silos de données
Beaucoup d’entreprises sont en effet aujourd’hui encore confrontées aux silos, un terme qui désigne des informations et des applications isolées, déconnectées. Autrement dit, les données sont éparpillées au sein de l’entreprise et les applications métiers ne communiquent pas entre elles. En conséquence, l’absence de cohérence et de rationalisation de l’information impacte le bon fonctionnement d’une organisation.
Cette problématique touche aussi bien les acteurs que la stratégie de l’entreprise. Qu’il s’agisse de données clients, employés, fournisseurs, produits… Toutes les données doivent être exploitables, sécurisées, évolutives et réutilisables. La non-qualité de ces données représente en effet un risque considérable pour votre entreprise. Au-delà d’engendrer des coûts importants, des données incorrectes et non mises à jour peuvent aussi altérer la connaissance client. De ce fait, les actions mises en place au sein de l’entreprise à partir de ces données non qualifiées sont faussées.
La solution apportée par le Master Data Management
La qualité des données demeure un point essentiel au sein de votre entreprise. Les solutions de Master Data Management résolvent ces problématiques, en permettant de couvrir l’ensemble des systèmes de l’entreprise. Les données sont ainsi consolidées, nettoyées, catégorisées, sécurisées et actualisées.
Au lieu que les données soient éparpillées dans plusieurs fichiers, le MDM les centralise, supprime les doublons et combine les données incomplètes pour créer un “golden record”, qui agit comme une version unique de la vérité, reliant ainsi les différents systèmes de l’entreprise.
La plupart du temps, les données de référence des entreprises sont dispersées au sein de plusieurs outils. Avec le Master Data Management, toutes les données sont centralisées dans une base de données maître. Cette solution englobe également les concepts de :
- DAM (Digital Asset Management), pour organiser et diffuser les ressources numériques (Pour en savoir plus sur le DAM).
- PIM (Product Information Management), pour coordonner et diffuser les informations produits (Pour en savoir plus sur le PIM).
- RCU (Référentiel Client Unique), l’ensemble des données clients, aussi bien socle que comportementales.
Puisque les données sont diffusées en temps réel dans les différents services, toutes les équipes ont accès à l’exactitude des informations. Il s’agit donc d’un excellent outil pour les services marketing, car il leur permet de comprendre les habitudes d’achats des clients, de mieux cibler les consommateurs en fonction de leurs intérêts et de l’historique des achats passés. Il donne alors la possibilité aux équipes d’optimiser l’expérience client grâce à l’unification des systèmes. Ainsi, cette solution offre donc un gain de temps considérable et permet à l’entreprise de faire évoluer ses produits en accord avec les besoins des consommateurs.
Quels sont les avantages d’une solution de Master Data Management ?
Le Master Data Management apporte de nombreux avantages aux entreprises soucieuses de leurs données.
En effet, l’activité de plus en plus numérique des entreprises place l’importance de la gestion des données au premier rang. Mais quels sont les réels avantages du MDM pour l’écosystème de l’entreprise ?
Vous l’aurez compris, une solution de Master Data Management est aujourd’hui primordiale pour exploiter la quantité d’informations créées chaque jour par les entreprises.
Les bénéfices qu’elles peuvent en tirer sont nombreux. D’un côté, les équipes gagnent du temps car elles retrouvent facilement leurs fichiers, et se concentrent donc plus facilement sur leurs missions habituelles. De l’autre, les décideurs peuvent mettre en place des stratégies adaptées, grâce aux bonnes informations véhiculées.
Quels sont les enjeux métier du MDM ?
Le MDM doit permettre une vision stratégique et structurée de l’ensemble des données de la société, afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle. La mise en place de ce système de gestion de données comporte alors de sérieux enjeux.
L’optimisation des infrastructures IT
L’optimisation des infrastructures IT est sans aucun doute l’enjeu principal du Master Data Management. En effet, comme énoncé précédemment, depuis des années les entreprises ont construit leurs architectures en silos de données. Aujourd’hui, il est important de sortir de cette organisation segmentée si l’on veut améliorer le fonctionnement global de l’entreprise. Pour cela, il est nécessaire de vous diriger vers des plateformes de gestion de données adaptées à vos besoins.
La performance de l’entreprise
Le Master Data Management s’inscrit comme étant un facteur de croissance considérable pour l’entreprise. Les données guident en effet les acteurs dans la prise de décision et l’action. Les outils de gestion de données de référence permettent ainsi aux responsables et décideurs d’une entreprise d’anticiper les meilleures directions à suivre.
La sécurisation des données
La sécurité des données informatiques a toujours été un élément crucial pour les entreprises. De cette façon, l’enjeu du MDM est aussi d’assurer la confidentialité et la sécurité des données au sein de l’entreprise.
Qui a besoin d’une solution MDM ?
Le MDM s’avère particulièrement précieux pour les entreprises composées d’un grand nombre de services et d’applications informatiques. Il se révèle aussi très utile lorsqu’une fusion d’entreprises a lieu.
Pour les entreprises qui placent la transformation digitale au cœur de leur stratégie, le Master Data Management est une solution incontournable de gestion de données. Souvent, le MDM intéresse les entreprises complexes ou de grande envergure qui gèrent une grande quantité de données. Pourtant, les ETI et les PME ont aussi tout intérêt à centraliser leurs données.
Même si votre système d’information ne contient que peu d’applications et semble être sous contrôle, le MDM est un concept d’avenir qu’il est utile d’intégrer dans tous les cas dans une stratégie marketing, avec une vision sur le long terme. La raison à cela est que vous n’êtes pas à l’abri de subir des effets de développements plus ou moins contrôlés du système d’information, lors du déploiement de votre entreprise.
Dès lors que vous cherchez à développer un écosystème complet, les données ne doivent pas être dispersées. Sinon, vos données risquent d’être difficilement exploitables, ce qui aura un impact direct sur les résultats de l’entreprise.
En ce sens, le Master Data Management est une discipline qui s’adresse à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille : agence de communication, agence publicitaire, boutique e-commerce, retail, manufacture etc.
Où situer le MDM dans l’écosystème de l’entreprise?
À ce jour, il existe plusieurs applications métiers et gestionnaires de données nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Parmi les plus connus, nous retrouvons notamment :
- Les logiciels ERP (Entreprise Ressource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré)
- Les logiciels CRM (Customer Relationship Management)
- Les logiciels PLM (Product Lifecycle Management)
- Les progiciels WMS (Warehouse Management System)
Avec une solution MDM, toutes les applications sont reliées entre elles. Ainsi, les éléments liés à un outil pourront facilement venir étoffer la donnée dans le référentiel. Par exemple, le WMS peut ajouter des données liées à un produit, et le CRM pourra apporter des statistiques sur ce même produit.
Le Master Data Management est finalement le carburant qui doit circuler dans tout l’écosystème de l’entreprise afin de garantir son bon développement. Ce processus se connecte facilement aux applications métiers, ce qui permet d’importer les données en provenance de différentes sources. De cette façon, les données peuvent être partagées en toute sérénité entre les différents services. Avec une solution de MDM, tout l’écosystème de l’entreprise est impliqué : service informatique, marketing, communication, commerce, service client, service livraison, etc.
Quelles sont les fonctionnalités des solutions de Master Data Management ?
Les données dispersées dans le système d’information complexifient la possibilité d’avoir une vision claire de l’information. Les outils de Master Data Management intègrent alors plusieurs fonctionnalités telles que :
- Consolidation des données produits
- Nettoyage des données
- Enrichissement, classement et traduction
- Contrôle et maintien de la qualité des données
- Workflows et processus métiers (validation, complétude collaborative, etc.)
- Gestion des fournisseurs
- Gestion des références croisées
- Gestion du cycle de vie
- Diffusion multicanale
- Suppression en masse des relations
Comment choisir sa solution de MDM ?
Si le déploiement d’un Master Data Management est parfois long et coûteux, il est pourtant essentiel à l’entreprise car il touche à des besoins spécifiques de traçabilité, de qualité, de validation et d’accès aux données.
Cependant, chaque solution de MDM a été pensée pour un usage précis. L’essentiel est alors de bien définir vos besoins. Ce sont eux qui détermineront la meilleure solution de MDM pour vous. En effet, suivant les objectifs à atteindre, les choix technologiques pourront être différents. Pour choisir une solution de MDM adaptée, plusieurs points d’attention doivent être anticipés :
- La capacité à dialoguer avec les autres applications du Système d’Information actuel et futur
- La cartographie des données et leur mise en qualité
- Le cycle de vie des données de référence
- Les impératifs réglementaires
Comment réussir son projet de MDM ?
Un projet de ce type nécessite de créer une roadmap complète afin de définir au mieux les spécificités fonctionnelles. Énumérer les besoins recensés et les différentes étapes de construction repose sur une connaissance précise des fondements de votre architecture “données et processus”. Pour réussir votre projet Master Data Management, vous devez alors faire le point sur :
- La structure de vos processus internes actuels
- Les problématiques métiers qui vous poussent à investir
- Les canaux sur lesquels seront diffusées les informations
- Les flux de collecte des informations produits en amont
- Votre budget alloué pour ce projet
- La nature du planning destiné à cadrer le projet
- Les objectifs qualitatifs et quantitatifs de cet investissement
Le Master Data Management améliore de façon significative l’efficacité opérationnelle, en dégageant des ressources pour apporter de la valeur à d’autres secteurs. L’implémentation d’une solution de Master Data Management révolutionne l’exploitation des données, car elle permet de travailler quasi en temps réel et donc d’offrir des produits ou services en harmonie avec les attentes des consommateurs. En conclusion, gérer, maîtriser et diffuser la bonne information au bon moment est un véritable défi pour les entreprises au quotidien. Cependant, c’est un fait : celles qui capitalisent sur leurs données connaissent un franc succès.
Les solutions de MDM répondent ainsi précisément aux exigences du nouveau monde. Votre entreprise est en pleine transformation digitale ? Vous avez besoin de centraliser vos données en raison d’une quantité importante de fichiers ? C’est sûrement le moment pour vous d’investir dans une nouvelle stratégie de gestion de données.
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